電子帳簿保存法

ゴールデンウイークも終わり通常の生活が戻ってきました。

牧会計事務所　所長の牧です。

 

電子帳簿保存法は、大きく分けて３つで構成されています。

１.帳簿書類の電子保存

２.スキャナ保存

３.電子取引の保存

以上の構成のうち義務とされるのは３番目の”電子取引の保存”のみでほかの２つは任意です。小規模事業者を含めすべての事業者が対応すべきものは”電子取引の保存”であるのでこれに対応していくことが必要になります。

 

 

 

 

 

電子帳簿保存法で義務とされているのは、電子取引の保存に限られ、帳簿書類の電子保存、スキャナ保存は任意なので必須ではありません。電子取引は”取引の最初から最後まで紙を使わない取引”のことを指し次のような取引が該当します。

 

１.電子メールにより送られてきた請求書データ(PDFファイル等）

２.インターネット上のホームページからダウンロードした請求書等のデータ

３.クラウドサービスで共有した電子請求書データ

４.クラウドサービスを利用して取り込んだクレジットカードの利用明細データ、電子マネーのデータ、スマートフォンアプリによる決済データ

５.EDI取引

これらの電子取引をした場合にはデータのまま保存することが義務です。

 

さらにデータ保存するためには以下の要件を満たす必要になります。

１.システムの概要を記載した書類の備付け

２.見読可能性の確保

３.検索機能の確保

４.真実性の確保

このうち、電子取引の保存の主な要件は、２の真実性の確保と３の検索機能の確保です。

真実性の確保とは、例えばメールで受け取ったPDFの請求書データをどのように保存するか、訂正や削除があった場合にはどのように対応するかを具体的に決める必要があります。書類は電子帳簿保存法に関わるすべての人間が共有し、いつも閲覧できるようにしておくことが望ましいです。

 

検索機能の確保とは、検索要件に以下の３つの項目で検索できることを求めます。

１.取引年月日

２.取引金額

３.取引先

特別なシステムを導入せずに検索要件を満たす方法としては、例えば２０２３年５月１日に〇〇株式会社１００万円の請求書をPDFで受領した場合には、ファイル名を”２０２３０５０１〇〇１００.pdf”とすることで検索要件満たします。

もう一つの方法が、Excelなどの表計算ソフトを使った牽引簿の作成です。受領した請求書等のデータのファイル名に連番を付して検索項目や内容については牽引簿で管理する方法です。

牽引簿
連番	日付	金額	取引先	備考
①	20230501	55,000	○○会社	請求書
②	20230510	77,000	△△会社	注文書
③	20230515	110,000	××商店	領収書

基本的なフォーマットは国税庁のホームページにありますので参考にしてください、