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いよいよ確定申告が始まりました。もうすでに何件かは処理が終わっていますが本番はこれからです。これからひと月は増々忙しくなるでしょう。
牧会計事務所 所長の牧です。
令和６年１月１日より、２年間の猶予期間を経て、電子取引データの電子保存が義務となりました。電子取引データとして保存する対象範囲についての話をさせて頂きます。
１．電子データでの保存が義務となるのは、メール等の電子取引で請求書等の取引情報を授受した場合のその取引情報です。自社で作成した帳簿書類、取引先に紙で交付した請求書等の控えなどを一定要件のもと電子データで保存することは可能ですが、義務ではないので書面のまま保存しても問題ありません。また、紙で受領した領収書等をスキャナで読み込み、電子データで保存することも可能ですが、義務ではないので書面のまま保存しても良いです。電子取引による請求書等の取引情報に係る電子データのみ、電子取引データとして一定の要件に従い電子保存が義務となります。
２．電子取引で授受した電子データは、取引情報でなければ保存する必要はありません、取引情報とは”取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、契約書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項”です。また、PDFやExcel等の電子データでなくても、メール本文に取引情報が記載されていれば、その本文は電子保存が必要です。取引情報が記載されていなければ、電子保存をする必要はありません。また、取引情報に該当する場合でも、電子取引で授受していなく紙媒体で授受していれば、電子保存は必要ありません。
３．請求書等の書面と電子データの両方を授受した場合で、書面と電子データの請求書等の内容が同一のものである場合、書面が正本であれば電子データの保存は不要で、書面のみを保存しておけば問題ありません。ただし、書面の請求書等の内容を補完する情報が電子データに含まれているなど、内容が同一でない場合は、書面及び電子データの両方の保存が必要です。
４，複合機等のFAX機能を用いて、電子データを送受信しその電子データを保存する場合は電子取引に該当し、その取引情報を電子保存する必要があります。一方、通常のFAXで取引情報をやり取りする場合は、送信側も受信側も書面で保存をすることを前提としているため、この場合、書面による取引があったものとして電子取引に該当しないため電子保存は必要ありません。
