事務所のペーパレス化

少し前にカウントダウンをして新年を迎えたと思っていたら、あっという間にひと月が過ぎました。正月休み明けは大変忙しい日々が続いています。

牧会計事務所の所長の牧です。

世の中はペーパレス化が進んでいて、カード明細も請求書もネット明細や電子請求書に変わっています。税務署も”税務署に行かなくても申告ができ納税もできる”を目指し電子申告はもちろん、ダイレクト納付に切り替えるため法人税や消費税の納付書の送付をしなくなりました。まだ源泉の納付書は送付されますが、近いうちにそれも送付されなくなるでしょう。

税務署は今年の１月１日より、申告書等の収受日付印の押なつを行わなくなりました。”紙での申告書等をすべて電子申告してください”ということです。まだ、県税事務所や市役所では納付書や押なつはありますが近いうちに税務署と同じような取扱いになるでしょう。

さて、弊社の書類管理はほとんどペーパー管理です。顧客様の申告書類は７年間の保管義務があるので、年度ごとに分厚いドｯジファイルに保管しています。事務所の保管スペースを確保するために、毎年年末に７年の期限を超えた書類は溶解処分をしています。さらに税務調査があるときは、そのドッジファイルを何冊も持っていかなくてはなりません。

今年から弊社でもペーパレス化を進めようとしています。顧客様の申告書等をペーパレス化するには、我々の業務との連動や機密保持などの問題があるためしっかりした設計を構築して、１～２年の期間でやりたいと思っています。まず先に事務所内の書類をペーパレス化に取り組みます。

１．職員の勤怠や日報

今までは、残業時間管理や日報は業務日誌に各々が手書きで書いて提出していましたが、クラウドの勤怠アプリで出社と退社は打刻をして日報もそのアプリで報告するようにしました。これでクラウド上で管理ができます。

２．職員の業務予定表

職員は各々のカレンダーにひと月の業務予定表を書いて机の上に置いているため、今日はどこに行っているかを確認するためには各々の机にある業務予定表で確認するか電話で確認していました。これをGoogleカレンダーに職員ごと予定を入れて携帯やPC上で全員の予定を一括管理するようにしました。

３．事務所内の業務処理簿や決算スケジュール表等

今までは決算スケジュールや業務処理簿等を手書きで記入していました。職員全員が共有ファイルで管理するようしました。職員が各々の担当するところに入力して全員が同じファイルで管理や保存することが出来るようになりました。

今後も世の中のペーパレス化の流れに負けないように色々と進めていきたいと思います。